制作会谈笔录六步法｜办案手记
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一般情况下，我们在接案前或办案过程中均会与当事人就案件事实就行沟通，以便详细了解案情，进而确定代理方案。在实践过程中，这种沟通有时仅限于语言交流，以书面形式记录并不普遍，这种没有痕迹的“无纸化”办公显然无法满足后续工作的要求。另一方面，在没有做前期准备的情况下，律师对于案件事实的询问缺乏系统性，提问基本靠经验，时常在当事人介绍完案件背景后便草草结束，会谈之后还需要多次联系当事人询问案件情况，给当事人亦带来不必要的负担。
为了提高办案效率和客户体验，笔者建议在与客户对于案件事实进行详细了解时应当制作会谈笔录，必要时可以向客户确认记录的内容。
一、为什么制作会谈笔录
（一）对律师：保证承办案件接收到的事实真实准确，避免代理工作出现失误
律师的代理工作均基于对于案件事实的充分了解，在掌握案件事实的前提下对于案情进行分析，从而确定代理思路，如在和当事人沟通时未将案件信息固定，不排除案件信息在以下情况下出现内容失真，从而直接影响代理效果。
1. 案件信息量巨大，待证细节较多
有些案件时间跨度大，重要事件较多，如甄嬛传的宏大背景和错综复杂的人物关系，如果在当事人陈述时没有进行书面记录，代理律师可能在会谈后想不起那些“重要集数”，导致在代理过程中遗漏关键细节，从而对于案件作出错误判断。
2. 案件参与人数较多，案件事实仅通过口头告知
复杂案件需要律所倾注大量的人力精力，参与人数较多，甚至组成律师团队进行服务，如没有对于当事人陈述案情的书面记录，团队内部的案件交流只有沟通靠吼，比划靠手了，在这种方式下，极有可能存在传递不准确的情况，参与案件的人数越多，出现误传的风险就越大，最终李逵变李鬼。
在以上案件事实可能失真的情况下，代理工作的质量难以保证，甚至影响到最终的代理结果。
（二）对团队：保持信息对称，提高工作效率
律师团队承办案件时，一般会指定一至两名律师作为与客户的主要对接人，以保持信息入口和出口的统一。利用会谈笔录将信息进行固定，可以最大限度地保持律师团队成员之间的信息对称，减少团队内部的沟通成本，提高工作效率。
（三）对客户：我们最后的宠爱就是让客户“手放开”
会谈笔录将避免不同律师重复向客户求证相同或类似的案件事实，在实事沟通方面做到藕断丝不连，使客户在案件中投入最小的精力，最大限度减少客户方的负担，提高客户体验。
二、制作会谈笔录的六个步骤
笔者认为，虽然会谈的主要部分系由当事人进行陈述，但为了更加贴近法律事实，整个会谈过程应当由律师进行适当地引导，或者在当事人介绍完整事件后由律师对于待落实的细节以提问的方式进行核实。
此外，会谈不仅是我们向客户了解案件信息的渠道，也是我们向客户反馈初步代理思路的途径。因此，会谈绝不仅仅是“临时起意”地询问，而应当是“处心积虑”地设计。
在会谈前，律师应当做好充分的准备工作。笔者认为，做好一份会谈笔录，至少应当做好以下几个方面：
（一）案件框架的构建
在阅读完当事人提供的初步资料后，承办律师应当基于现有资料对于案件事实进行梳理。这个阶段的工作不仅包含梳理案件的时间顺序、人物关系，还需要根据以上信息确定案件的基础法律关系以及制定潜在可供选择的代理思路。
（二）思路要点的整理
由于在此阶段案件部分事实尚有待发掘，因此可能会存在多种代理思路，律师需要在会谈时针对每个代理思路的关键点具有针对性地设问。在会谈前，律师可以用思维导图或类似形式针对每项代理思路的关键点进行梳理、罗列，根据选择的提问逻辑安排具体问题的顺序，从而把握会谈节奏，有的放矢。
（三）提问逻辑的确定
由于每个当事人对于法律的知晓和理解程度不同，我们可以根据当事人的特点，选择不同的逻辑顺序进行提问。
1. 逻辑线条顺序
如果负责对接的客户代表系企业法务工作人员或具有一定法律专业知识的当事人，代理律师可以按照梳理的法律逻辑顺序提问，在每个问题提出时阐述不同的案件事实可能导致的案件走向，以至于产生不同的法律后果。通过问题的设计展现律师的代理思路，亦可以让当事人感受到律师的专业性以及代理前期的工作成果。
2. 事件时间顺序
如果负责对接的客户代表并非系专业的法律工作人员，我们可以将问题按照事件发生的时间顺序进行设计。一方面，时间顺序是在生活中运用最普遍的的叙事方式，当事人最为容易接受；另一方面，我们采用时间顺序提问，也可以起到帮助当事人回忆案情的作用，避免问题的碎片化，能够让事件展现地更为完整。
3. 主体关联顺序
如果案件牵涉的人物较多，主体关系错综复杂，我们可以选取以主体为中心，将案件事实以实施主体作为标准进行划分，按照主体关联顺序设计问题，对于每个主体实施的法律行为逐一提问及分析，进而就待核实的案情查漏补缺。
（四）法律语言的转化
我们使用的法律语言一般较为抽象，在与客户沟通时，我们应当注意将专业的法律语言转化为日常用语，尤其是在向客户提问时，使用晦涩的法律语言往往让客户无法清楚明白地回答律师提出的问题，有时甚至答非所问。这时就需要我们将专业的法律语言转化为日常的交流语言进行表达。例如在买卖合同案件中，当律师询问负责供货的当事人是否对付款进行过催告，当事人可能不明白“催告”具体的法律含义，这时如果将问题转化为提醒当事人是否用电话、微信或者类似的方式追要过货款，对于当事人而言，后者的询问方式显然要比前者更易于理解，且给出的答案也会更加明确。而在后续进行案件分析时则需要将客户的回复提炼成法律语言，判断是否符合某种法律行为的构成要件。
（五）会谈信息的罗列
我们在制作会谈笔录时应当记录每次会谈的时间及参与人。对于较为复杂的案件，在承办过程中，我们一般会多次与客户进行沟通，由于每次与我们对接的客户代表可能不同，不同代表由于信息不对称，不排除阐述案情存在出入的情况，在如实记录每位客户代表的叙述后，我们需要罗列出存疑或描述不一致的地方进一步核实。在时间跨度较长的案件中，通过会谈笔录，代理律师也可以从中梳理出本案代理思路的转换过程，从而快速回顾选择最终代理方案的原因。此外，每次会谈记录亦可体现律师的工作成果，并纳入提交给客户的结案报告。
（六）会谈内容的确定
由于当事人叙述案件情况时可能存在口误，以及记录人员在会谈时可能存在误记、漏记的现象，因此，在会谈结束后，如有必要，可以要求当事人浏览会谈笔录，对于记录人员无法确定的内容进行核实，以保证笔录记录内容的完整性和准确性，为之后的代理工作奠定基础。
三、结语
会谈笔录看起来只是漫长代理程序中的一个小步骤，但却凝结着律师大量的工作成果。会谈往往很快就会结束，但是一份合格的会谈笔录将贯穿代理始终。
“办案手记”栏目由杨骏啸律师主持，战斗在办案一线的天同律师们将在此和大家分享一些日常工作中点滴形成的思考。如您对“办案手记”栏目有任何想法、意见、建议，欢迎留言告诉我们。
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